MILAN/FLORENCE – Caméras de vidéosurveillance

Istituto Marangoni S.r.l. souhaite vous informer des données qu’elle collecte et des modalités de leur traitement par le biais du système de vidéosurveillance installé dans ses établissements situés à Milan et à Florence, afin de garantir le respect de vos droits et libertés fondamentales en tant que visiteur, en particulier en ce qui concerne la confidentialité et la sécurité appliquées au traitement de ces données.

Le responsable du traitement est Istituto Marangoni S.r.l. – Via Pietro Verri, 4, 20121 Milan MI, adresse e-mail : privacy@istitutomarangoni.com (ci-après, le « Responsable du traitement » ou simplement le « Responsable »).

Le responsable a nommé un délégué à la protection des données (Data Protection Officer – DPO), qui peut être contacté à l’adresse e-mail suivante : dpo@istitutomarangoni.com.

Le responsable du traitement collecte et conserve les données suivantes vous concernant :

• les images enregistrées par les caméras de vidéosurveillance installées dans les établissements précités.

Ces enregistrements sont réalisés conformément aux autorisations spécifiques délivrées par les inspections du travail territorialement compétentes.

Le responsable du traitement utilise vos données aux fins suivantes :

• assurer la sécurité des lieux de travail, des personnes présentes dans les locaux, ainsi que la protection du patrimoine de l’entreprise, au moyen d’un système de vidéosurveillance ;
• le cas échéant, faire valoir ses droits auprès des autorités compétentes.

Le traitement de vos données dans le cadre des finalités susmentionnées repose sur l’intérêt légitime du responsable du traitement, à garantir la sécurité des étudiants et du personnel au sein de ses établissements, ainsi qu’à protéger ses biens (article 6, paragraphe 1, point f) du Règlement général sur la protection des données – RGPD).

N.B. : le responsable du traitement n’effectue aucun contrôle de l’activité professionnelle. L’implantation des caméras a été spécifiquement étudiée pour éviter la captation d’images dans des zones sensibles et non pertinentes, telles que, à titre d’exemple non exhaustif, les postes de travail, et ce, afin d’exclure tout dispositif de surveillance portant sur l’activité des employés.

Les caméras de vidéosurveillance fonctionnent en continu, 24 heures sur 24 et 365 jours par an. Les images enregistrées sont conservées pendant une durée de 72 heures à compter de leur enregistrement, puis sont automatiquement supprimées par écrasement.

N.B. : en cas de litige, si cela s’avère nécessaire pour constater, exercer ou défendre les droits du responsable du traitement, la durée de conservation des données collectées aux fins susmentionnées pourra être prolongée, dans la mesure où la préparation d’éléments de défense pourrait s’imposer durant ce laps de temps. Dans ce cas, les données seront conservées uniquement jusqu’à la résolution définitive du litige.

Le responsable du traitement traite les images enregistrées par les caméras à l’aide de moyens informatiques, par l’intermédiaire de membres du personnel autorisés à effectuer des opérations de collecte, d’utilisation, d’enregistrement, de consultation, de conservation, de suppression, d’extraction, de communication et de limitation.

Les images sont sauvegardées dans le cloud sur la plateforme en ligne fournie par Cisco Meraki, en qualité de sous-traitant externe, et sont accessibles uniquement aux personnes autorisées et désignées par le responsable du traitement.

L’accès à cette plateforme cloud est, en outre, protégé par des mécanismes d’authentification forte ainsi que par un contrôle d’accès logique empêchant toute intrusion par des utilisateurs non autorisés.

Seules les personnes dûment autorisées et expressément désignées par l’Istituto Marangoni sont habilitées à accéder à vos données et, par conséquent, aux images enregistrées par les caméras.

Cet accès ne peut avoir lieu que lorsqu’il est strictement nécessaire à la réalisation des finalités mentionnées ci-dessus.

Lorsque cela est impératif pour garantir la sécurité des personnes et des lieux ou pour protéger le patrimoine de l’entreprise, les données pourront être transmises aux autorités compétentes, agissant en qualité de responsables autonomes du traitement.

Par ailleurs, dans l’hypothèse où l’Istituto Marangoni solliciterait l’assistance du fournisseur Cisco Meraki afin de résoudre un dysfonctionnement lié à la plateforme cloud, un accès temporaire aux images pourra être accordé audit fournisseur, dans la stricte mesure et pour la durée nécessaires à la résolution du problème.

En tout état de cause, les données concernées ne feront l’objet d’aucune diffusion et ne seront donc pas communiquées à des tiers indéterminés.

Les images enregistrées par les caméras sont hébergées sur des serveurs du fournisseur Cisco Meraki situés au sein de l’Espace économique européen (EEE). Si, pour des raisons techniques et/ou opérationnelles, le recours à des entités situées en dehors de l’EEE s’avère nécessaire, le traitement des données sera encadré conformément aux dispositions du RGPD. À ce titre, toutes les garanties appropriées seront mises en œuvre afin d’assurer un niveau de protection adéquat des données, conformément aux articles 46 et suivants du RGPD (par exemple, dans le cadre du « Data Privacy Framework »).

L’utilisation de caméras de vidéosurveillance est nécessaire pour assurer la sécurité des personnes concernées et protéger les biens de l’entreprise. La communication des données à ces fins est donc obligatoire. En l’absence de fourniture des données, l’accès aux locaux du responsable ne pourra être autorisé.

Conformément aux dispositions du RGPD, le responsable du traitement garantit, en lien avec le traitement concerné, les droits suivants :

• droit d’accès [article 15 du RGPD] : droit d’obtenir la confirmation que des données à caractère personnel vous concernant sont ou non traitées et, le cas échéant, d’en recevoir une copie dans un format compréhensible ;
• droit à l’effacement [article 17 du RGPD] : droit d’obtenir la suppression de vos données.

Remarque : si l’effacement s’avère impossible pour les raisons mentionnées ci-dessus, le responsable du traitement vous informera des motifs pour lesquels il ne peut y être procédé ;

• droit à la limitation du traitement [article 18 du RGPD] : droit d’obtenir la limitation du traitement, par exemple, en cas de contestation de l’exactitude des données ou de traitement illicite ;
• droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé [article 22 du RGPD] : droit de ne pas faire l’objet d’une décision produisant des effets juridiques ou ayant un impact significatif similaire, prise uniquement sur la base d’un traitement automatisé.

Les droits ci-dessus peuvent être exercés par écrit en envoyant un courriel à dpo@istitutomarangoni.com ou à privacy@istitutomarangoni.com.

Vous pouvez à tout moment demander des informations complémentaires sur le traitement de vos données à caractère personnel aux coordonnées mentionnées ci-dessus. Il est également précisé que l’exercice de ces droits ne doit pas porter préjudice et/ou atteinte aux droits et libertés d’autrui.

Le responsable du traitement s’engage à répondre à votre demande dans un délai d’un (1) mois. Ce délai pourra être porté à trois (3) mois en cas de demande particulièrement complexe, auquel cas vous serez informé(e) des raisons du report dans le mois suivant votre demande.

La réponse à votre demande vous sera fournie par écrit (sur demande) ou sous format électronique, gratuitement. Toutefois, si votre demande est manifestement infondée, excessive ou répétitive, le responsable du traitement se réserve le droit de demander une participation financière raisonnable. À cet effet, il conservera un registre des demandes reçues.

Enfin, conformément à l’article 19 du RGPD, le responsable du traitement s’engage, dans la mesure du possible, à informer les destinataires auxquels les données ont été communiquées de toute rectification, effacement ou limitation du traitement effectué à votre demande.

Vous disposez également du droit de vous opposer au traitement fondé sur l’intérêt légitime (article 6, paragraphe 1, point f) du Règlement (UE)), en contactant le responsable du traitement aux coordonnées indiquées ci-dessus.

Si vous estimez que vos droits ont été compromis ou violés, ou que le traitement des données est contraire à la législation en vigueur, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l’Autorité chargée de la protection des données à caractère personnel selon les modalités indiquées à l’adresse Internet suivante : https://www.garanteprivacy.it/home/diritti/come-agire-per-tutelare-i-tuoi-dati-personali.

La présente politique peut faire l’objet de modifications. Toute modification substantielle sera communiquée par courriel ou via notre site Internet institutionnel.