Privacy Policy Havana AI Assistant

Istituto Marangoni S.r.l. souhaite vous informer du traitement de vos données à caractère personnel (ci-après, les « Données ») lors de la prise de contact avec vous par téléphone via l’assistant Havana AI, afin de garantir le respect de vos droits et libertés fondamentales en tant que personne concernée (ci-après, la « Personne concernée »), en particulier en ce qui concerne la confidentialité et la sécurité du traitement des Données.

Le responsable du traitement des données est Istituto Marangoni S.r.l. – Via Pietro Verri, 4, 20121 Milano MI, adresse e-mail : privacy@istitutomarangoni.com (ci-après dénommé « Responsable du traitement des données » ou simplement « Responsable du traitement »).

Le Responsable du traitement a désigné un Délégué à la protection des données (DPO), qui peut être contacté à l’adresse e-mail suivante : dpo@istitutomarangoni.com.

Le Responsable du traitement traite les Données indiquées ci-dessous :

1. Nom, prénom et numéro de téléphone fournis par la Personne concernée dans le cadre d’un contact antérieur avec le Responsable du traitement (en appelant le Centre d’information du Responsable du traitement ou en demandant des informations en remplissant le formulaire sur le site Web officiel du Responsable du traitement).
2. Transcription éventuelle de l’appel téléphonique à la fin de l’appel.

Le Responsable du traitement traite les Données aux fins suivantes :

1. Les Données visées à la lettre a) du paragraphe 3, pour contacter les Personnes concernées qui, au cours des douze (12) derniers mois, ont manifesté de l’intérêt pour les programmes d’étude offerts par le Responsable du traitement en appelant le Centre d’information ou en remplissant le formulaire Web officiel. L’utilisation de l’assistant Havana AI vise donc à comprendre si la personne est toujours intéressée par les services offerts par le Responsable du traitement et, le cas échéant, si elle souhaite être contactée par un opérateur humain.
2. Les Données visées à la lettre b) du paragraphe 3, uniquement dans le but d’améliorer le service offert par le Responsable du traitement et de vérifier l’exactitude des appels téléphoniques et de toute redirection vers l’opérateur humain effectuée par l’assistant Havana AI.

Aux fins décrites ci-dessus, les Données sont traitées sur la base juridique suivante :

• Poursuite d’un intérêt légitime du Responsable du traitement (article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD).

Le Responsable du traitement traitera les Données pendant une période maximale de douze (12) mois après la collecte, à moins que la Personne concernée ne s’oppose au traitement de la manière indiquée au paragraphe 11 suivant.

Après cette période, les Données seront supprimées ou anonymisées.

Le Responsable du traitement traite les Données par des moyens informatisés (passage d’appels téléphoniques à l’aide du système d’intelligence artificielle Havana AI Assistant) par l’intermédiaire de personnel habilité à effectuer des opérations de collecte, d’utilisation, d’enregistrement, de consultation, de stockage, de suppression, d’extraction, de communication et de restriction.

Les Données ne sont en aucun cas utilisées pour entraîner l’algorithme de l’assistant Havana AI basé sur l’intelligence artificielle. Ce dernier ne contacte que les Personnes concernées dont les Données sont préalablement et manuellement fournies par le Responsable du traitement. L’assistant Havana AI ne fait pas de distinction entre les contacts des Personnes concernées sur la base de critères spécifiques et n’effectue pas d’évaluations automatiques sur ce que les Personnes concernées signalent lors d’appels téléphoniques.

Les Données ne peuvent être consultées que par des personnes autorisées par le Responsable du traitement et exclusivement pour la poursuite des finalités énoncées au paragraphe 4 ci-dessus.

Les Données peuvent également être traitées par des fournisseurs désignés comme Sous-traitants externes (Havana Technologies Pte.  Ltd), que le Responsable du traitement utilise pour fournir le service, ainsi qu’éventuellement par des sous-fournisseurs désignés par les Sous-traitants externes pour permettre la fourniture du service.

Les Données sont hébergées sur des serveurs situés dans l’Espace économique européen (EEE). S’il est nécessaire, pour des raisons techniques et/ou opérationnelles, d’utiliser des serveurs situés en dehors de l’EEE, le traitement des Données sera réglementé conformément au RGPD : par conséquent, toutes les précautions nécessaires seront prises afin de garantir la protection des Données, conformément aux articles 46 et suivants du RGPD.

La fourniture des Données est nécessaire à la poursuite des finalités énoncées ci-dessus au point 4.

La personne concernée peut toutefois s’opposer à tout moment au traitement, comme indiqué au paragraphe 11 suivant.

Conformément aux dispositions du RGPD, en ce qui concerne le traitement en question, le Responsable du traitement garantit l’exercice des droits suivants à la Personne concernée :

• Droit d’accès [article 15 du RGPD] (droit d’obtenir la confirmation de l’existence ou de l’inexistence des Données à caractère personnel de la Personne concernée ainsi qu’une copie de ces données dans un format intelligible) ;
• Droit de rectification [article 16 du RGPD] (droit d’obtenir du Responsable du traitement la rectification des Données inexactes concernant la Personne concernée sans retard injustifié) ;
• Droit à l’effacement [article 17 du RGPD] (droit à l’effacement des données des Personnes concernées.

Remarque : s’il s’avère impossible de procéder à l’effacement des données en vertu de ce qui précède, le Responsable du traitement informera les Personnes concernées des raisons pour lesquelles il est impossible de le faire) ;

• Droit à la limitation du traitement [article 18 du RGPD] (droit d’obtenir la limitation du traitement, par exemple, si l’exactitude des Données est contestée ou en cas de traitement illicite) ;
• Droit de ne pas être soumis à une prise de décision automatisée [article 22 du RGPD] (droit de ne pas être soumis à une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques ou affectant de manière significative les Personnes concernées).

Ces droits peuvent être exercés par écrit en envoyant un e-mail à dpo@istitutomarangoni.com ou à privacy@istitutomarangoni.com

Les mêmes contacts peuvent être utilisés à tout moment pour obtenir de plus amples informations sur le traitement des Données. Il convient également de noter que l’exercice de ses droits ne doit pas porter préjudice et/ou porter atteinte aux droits et libertés d’autrui.

Le Responsable du traitement s’engage à répondre aux demandes dans un délai d’un (1) mois, sauf dans le cas de demandes particulièrement complexes, pour lesquelles cela peut prendre jusqu’à trois (3) mois. Dans tous les cas, le Responsable du traitement doit expliquer la raison de l’attente dans un délai d’un (1) mois à compter de la demande.

La réponse à la demande sera fournie par écrit (à la demande de la Personne concernée) ou par voie électronique (et, dans ce cas, gratuitement). Le Responsable du traitement précise que la Personne concernée peut être tenue de verser une contribution si ses demandes sont manifestement infondées, excessives ou répétitives : à cet égard, le Responsable du traitement conservera une trace des demandes.

Conformément à l’article 19 du RGPD, le Responsable du traitement s’engage à informer les destinataires auxquels les Données de la Personne concernée ont été communiquées de toute rectification, tout effacement ou toute limitation du traitement demandés par la Personne concernée, lorsque cela est possible.

La Personne concernée a également le droit de s’opposer, à tout moment, au traitement de ses Données sur la base d’un intérêt légitime (article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD), en contactant les adresses e-mail décrites au paragraphe précédent.

Si la Personne concernée estime que ses droits ont été compromis ou violés, ou que le traitement des Données est contraire à la législation en vigueur, elle a le droit de déposer une plainte auprès de l’Autorité de protection des données de la manière indiquée à l’adresse Web suivante : https://www.garanteprivacy.it/diritti/come-agire-per-tutelare-i-tuoi-dati-personali/reclamo.

La présente politique est sujette à modifications. Toute modification substantielle sera communiquée par e-mail ou via notre site Web officiel.